Как выбрать программу учета для небольшого магазина

Для начала необходимо выбрать критерии, по которым мы будем оценивать существующие программы учета. Условно эти критерии можно разделить на зависящие от технических особенностей программы и зависящие от специфики конкретного магазина или специфики его продаж. Обычно разработчики подобных программ позволяют скачивать бесплатные версии своих программ для ознакомления с их функциями. Поэтому будет полезно рассмотреть минимальные технические критерии выбора программы учета для небольшого магазина. Например, бесплатную версию одной из таких программ можно скачать тут.

Организация учета

Организация учета, реализованная функционалом программы, является одним из важнейщих критериев выбора программы. Учет может быть организован путем фиксирования поступлений и выплат или с использованием бухгалтерских проводок. Здесь необходимо оценить насколько вам необходима полноценная бухгалтерская отчетность. Так как в случае, если вы используете упрощенную систему налогообложения, подразумевающую возможность ведения для предпринимателя всего лишь учета доходов и расходов, то нет необходимости ведения полноценной бухгалтерской отчетности.

Как показывает практика не всем предпринимателям в принципе интересно вникать в особенности ведения бухгалтерсткого учета, гораздо удобнее оперировать понятиями учета управленческого, хотя его реализация во многих случаях не возможна без качественного ведения учета бухгалтерского. Управленческий учет хорош тем, что позволяет настроить хозяйственные и финансовые показатели таким образом, чтобы они легко трактовались даже людьми не особенно погруженными в бухгалтерию. Кроме того, управленческий учет, который также часто называют оперативным, обычно не привязывается к календарным периодам и позволяет получать информацию о показателях вашего бизнеса практически мгновенно. 

Детализация учета и прочие функциональные возможности

Важно понять насколько вы детально собираетесь вести учет. Продвинутые программы, помимо складского учета и формирования простейших отчетов, могут содержать различные аналитические и прогнозные функции, расчет заработной платы, арендных и иных платежей, функции ведения программ лояльности (дисконтные программы и организация различных акций), базы покупателей и поставщиков и многое другое. Здесь, как и везде, главное - вовремя остановится, чтобы богатая функциями программа облегчала и ускоряла работу продавцов, а не усложняла им жизнь и не стала бы, в конечном итоге, обузой для персонала.

Совместимость с имеющимся торговым оборудованием

Разберитесь с совместимостью приобретаемой программы и уже имеющегося торгового оборудования. Учитывая насыщенность современной торговли различными техническими средствами (кассовые аппараты, сканеры, принтеры штрих-кодов, ценников и прочее оборудование), несовместимость может привести к необходимости замены или одного или другого, и в итоге приведет к убыткам.

Соответствие требованиям законодательства

Функции программы должны соответствовать требованиям законодательства. Минимальная ошибка в логике работы программы может привести с серьезным издержкам, включая штрафы от контролирующих органов. Обратите внимание на отчеты, бланки, банковские документы и т.д., которые может печатать каждая из рассматриваемых программ, они должны соответствовать утвержденным формам.

Защищеность информации

Любая приобретаемая программа должна быть защищена от кражи конфиденциальной информации. Кроме того, необходимо задуматься о том, что может потребоваться гибкая система доступа, которая позволит разграничить доступ к информации в отношении вашего персонала.